Persoonlijke hulpmiddelen
U bent hier: Home / Documenten / programme-de-politique-generale-2013-2018 / Interne controle
Document acties

Interne controle

Tijdens het mandaat 2013-2018 wil het Centrum de invoering van het interne controlesysteem voortzetten.

Doelstellingen

Onderdelen

Doelstellingen

Dankzij de interne beleidscontrole kan een organisatie haar initiatieven in een globaal systeem coördineren en ordenen. Het is een geïntegreerd proces dat door de verantwoordelijken en al het personeel van het OCMW wordt uitgevoerd. Het moet in het kader van de juridische taken een redelijke garantie bieden op het behalen van de volgende algemene doelstellingen:

Uitvoeren van de activiteiten

De activiteiten moeten op de volgende manier worden uitgevoerd:

  • ordelijk: organisatie en methode;
  • ethisch: ze moeten het publieke belang op een rechtvaardige manier dienen en de overheidsmiddelen correct beheren (objectieve behandeling waarbij de volgorde van prioriteit of dringendheid moet worden gerespecteerd);
  • besparend: ze mogen niet overbodig of duur zijn (het juiste aantal middelen moet worden aangewend, deze moeten van goede kwaliteit zijn en worden geleverd op het gewenste moment en de gewenste plaats en zo goedkoop mogelijk);
  • doeltreffend: ze moeten verband houden met de doelstellingen;
  • doelmatig:

- er moet een minimale input worden gebruikt om een zekere hoeveelheid en kwaliteit van output te bereiken, of

- er moet een maximale output worden bereikt vanuit een minimale hoeveelheid en kwaliteit van input

De verplichting tot rekenschap naleven

Dit houdt in dat de overheidsdiensten en het personeel rekenschap moeten afleggen en verantwoordelijk zijn voor hun beslissingen en handelingen, inclusief het beheer van overheidsfondsen die aan hen worden toevertrouwd, hun loyaliteit en alle aspecten van hun prestaties.

Dit principe houdt het ontwikkelen, behouden en ter beschikking stellen van (niet-)financiële, betrouwbare en relevante informatie in, alsook een correcte publicatie van deze informatie in de verslagen, die op het juiste moment worden opgesteld voor alle belanghebbende partijen, zowel binnen als buiten het OCMW.

De wetten en reglementeringen die van kracht zijn naleven

Het OCMW dient een groot aantal wetten, decreten en besluiten te respecteren. In overheidsorganisaties bepalen de wetten en reglementen de overheidsinkomsten en -uitgaven en de modaliteiten ervan. We moeten hierbij ook rekening houden met bijvoorbeeld de boekhoudkundige en budgettaire regels, omzendbrieven en beslissingen van de toezichthoudende instanties en gemeenten, principes van goed bestuur, teksten die de grondrechten en de publieke vrijheden bepalen, sociale wetgeving, enz.

Bescherming van immateriële, materiële en menselijke middelen

De middelen van het OCMW komen vooral uit overheidsfondsen. Er is dus speciale aandacht vereist voor het gebruik ervan in het publieke belang. Bovendien biedt de budgettaire boekhouding alleen geen garantie op het verwerven, gebruiken, behouden en toekennen van de geïnvesteerde activa.

Bijgevolg beschikken de overheidsorganisaties niet altijd over een bijgewerkte en volledige inventaris van hun activa en dit maakt hen kwetsbaarder. Vanaf heden moeten er controles worden ingebouwd in alle activiteiten die te maken hebben met het kapitaalbeheer van de organisatie, van de aanschaffing tot het laatste gebruik ervan.

Terugkeer naar het begin van de pagina

Onderdelen

Er bestaat een rechtstreeks verband tussen de vier algemene doelstellingen, die beschrijven wat een organisatie wil bereiken, en de vijf onderdelen van interne controle, die de middelen beschrijven die nodig zijn om deze doelstellingen te bereiken.

Controleomgeving

De controleomgeving weerspiegelt de cultuur van een organisatie, want deze bepaalt de mate van sensibilisering van het personeel over het feit dat controle nodig is. De controleomgeving vormt de basis voor alle andere onderdelen van interne controle, omdat deze discipline en structuur biedt. De werkwijzen maken deel uit van:

  • het doel en voorwerp van het OCMW en
  • de bijbehorende competenties van de medewerkers van het OCMW.

Evaluatie en identificatie van de risico’s

Deze evaluatie houdt het volgende in:

  • identificatie van de risico’s die moet

- verband houden met de doelstellingen van het OCMW (naargelang de geleverde diensten en de realisatie van de gewenste resultaten);

- volledig zijn (top-down en bottom-up);

- rekening houden met de risico’s als gevolg van externe en interne factoren, zowel wat het OCMW als zijn activiteiten betreft.

  • risicoanalyse door de evaluatie van

- de mogelijke impact van het risico en de gevolgen ervan;

- de mogelijkheid dat het risico optreedt.

  • evaluatie van de mate van risicoaversie.

Aanbevelingen door controlemaatregelen

Deze maatregelen moeten aan het hele OCMW worden voorgesteld, op alle niveaus en in alle functies (detectie en preventie):

  • voorafgaande vergunnings- en goedkeuringsprocedures;
  • scheiding van de functies (tussen vergunning, behandeling, registratie en controle);
  • controles inzake de toegang tot de bronnen en documenten;
  • controle en bemiddeling;
  • analyses van operationele prestaties;
  • analyses van verrichtingen, procedures en activiteiten;
  • toezicht op verrichtingen, procedures en activiteiten, richtlijnen en opleidingen.

Informatie en communicatie

De informatie moet betrouwbaar, relevant en geüpdatet zijn (methodische, duidelijke rangschikking, snelle, volledige en correcte registratie; de juiste informatie moet op het juiste moment en aan de juiste persoon worden overgemaakt).

Het vermogen van de verantwoordelijken om de juiste beslissingen te nemen wordt bepaald door de kwaliteit van de informatie. Deze moet dus adequaat, relevant, beschikbaar, geüpdatet, correct en toegankelijk zijn. Het bewaren en vervalsen van informatie is verboden.

Efficiënte communicatie moet opwaarts, zijwaarts en neerwaarts circuleren in de organisatie, op alle niveaus afzonderlijk en binnen de gehele structuur.

Sturing

De permanente sturing van de interne controle richt zich op de huidige en terugkerende verrichtingen van een organisatie. De sturing gebeurt voortdurend en snel, reageert onmiddellijk op de evoluerende situatie en is met de activiteiten van de organisatie vervlochten.

Vanaf dat moment is de permanente sturing doeltreffender dan de gerichte evaluaties, en de corrigerende acties zijn mogelijk minder duur. Aangezien de gerichte evaluaties slechts achteraf worden uitgevoerd, kunnen problemen door het huidige beheer vaak sneller worden opgespoord.

De gerichte evaluaties mogen qua omvang en frequentie slechts variëren naargelang de evaluatie van de risico's en de doeltreffendheid van de permanente sturing.

Terugkeer naar het begin van de pagina

© OCMW van Sint-Jans-Molenbeek - Alphonse Vandenpeereboomstraat 14 - 1080 Brussel
Tel.: 02/412.53.11 - E-mail: cpas.ocmw.1080@molenbeek.irisnet.be

Created and hosted by CIBG - Disclaimer