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Contrôle interne

Au courant de la mandature 2013-2018, le Centre veut continuer les travaux déjà entamés par rapport à la mise en place d’un système de contrôle interne.

Objectifs

Composantes

Objectifs

Le contrôle interne de gestion permet à une organisation de coordonner, aligner et ordonner ses initiatives dans un système global. C’est un processus intégré, mis en œuvre par les responsables et tout le personnel du CPAS. Il doit fournir une assurance raisonnable quant à la réalisation, dans le cadre de ses missions légales, des objectifs généraux suivants.

Exécution des opérations

Exécution des opérations de manière :

  • ordonnée : organisation et méthode ;
  • éthique : servir équitablement l’intérêt public et gérer correctement les ressources publiques (traitement impartial dans le respect des ordres de priorité ou d’urgence) ;
  • économique : ne pas être inutile ou dispendieux (acquisition en nombre juste des ressources, d’une bonne qualité, fournies au moment et au lieu voulus et au moindre coût) ;
  • efficaces : se rapporter à la réalisation des objectifs ;
  • efficientes :

- minimum d’intrants employés pour atteindre une quantité et une qualité données d’extrants ou

- maximiser les extrants au départ d’une quantité et d’une qualité d’intrants minimaux.

Respect des obligations de rendre compte

Ceci correspond à l’exigence que les organismes de service public et les personnes qui les composent rendent compte et répondent de leurs décisions et de leurs actes, en ce compris la gestion des fonds publics qui leur sont confiés, leur loyauté et tous les aspects de leur performance.

Le respect de ce principe passe par le développement, le maintien et la mise à disposition d’informations, financières et non financières, fiables et pertinentes et au moyen d’une publication correcte de ces informations dans les rapports établis en temps opportun à l’intention de l’ensemble des parties prenantes, tant internes qu’externes au CPAS.

Conformité aux lois et réglementations en vigueur

Le CPAS est tenu d’observer un grand nombre de lois, ordonnances et arrêtés. Dans les organisations publiques, des lois et règlements régissent les recettes et les dépenses publiques et en déterminent les modalités. Dans cette perspective, on devra aussi tenir compte, par exemple, des règles comptables et budgétaires, des circulaires et des décisions de la Tutelle et des Communes, des principes de bonne gouvernance, des textes qui gouvernent les droits fondamentaux et les libertés publiques, de la législation sociale, etc.

Protection des ressources incorporelles, corporelles et humaines

Les ressources du CPAS proviennent surtout de fonds publics. Leur utilisation dans l’intérêt public requiert donc une attention particulière. En outre, la comptabilité budgétaire seule n’offre pas d’assurance suffisante quant à l’acquisition, l’utilisation, la conservation et l’affectation des actifs investis.

En conséquence, les organisations du secteur public ne disposent pas toujours d’un inventaire actualisé et exhaustif de leurs actifs, ce qui les rend plus vulnérables. Dès lors, des contrôles doivent être intégrés dans chacune des activités se rapportant à la gestion des ressources de l’organisation, de leur acquisition jusqu’à leur utilisation ultime.

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Composantes

Il existe un lien direct entre les quatre objectifs généraux, qui représentent ce qu’une organisation s’efforce de réaliser, et les cinq composantes du contrôle interne, qui représentent les instruments nécessaires à leur réalisation.

Environnement de contrôle

L’environnement de contrôle reflète la culture d’une organisation puisqu’il détermine le niveau de sensibilisation de son personnel au besoin de contrôle. Il constitue le fondement de toutes les autres composantes du contrôle interne, en fournissant une discipline et une structure. Les modes opératoires s’inscrivent dans le cadre :

  • de l’objet et du but du CPAS et
  • des compétences liées des agents du CPAS.

Évaluation et identification des risques

Cette évaluation implique les éléments suivants :

  • l’identification des risques doit être

- liée aux objectifs du CPAS (en fonction des services rendus & de la réalisation des résultats souhaités) ;

- exhaustive (top-down & bottom-up) ;

- prendre en compte les risques dus à des facteurs externes et internes, à la fois au niveau du CPAS et à celui de ses activités ;

  • analyse des risques à la fois par l’évaluation de

- l’impact possible du risque et de ses conséquences ;

- la probabilité de survenance du risque ;

  • évaluation du degré d’aversion de chacun au risque.

Recommandations par activité de contrôle

Ces activités doivent être présentes à travers tout le CPAS, à tous les niveaux et dans toutes les fonctions (détection et prévention) :

  • procédures d’autorisation et d’approbation préalables ;
  • séparation des fonctions (entre autorisation, traitement, enregistrement et vérification) ;
  • contrôles portant sur l’accès aux ressources et aux documents ;
  • vérifications et réconciliations ;
  • analyses de performance opérationnelle ;
  • analyses d’opérations, de processus et d’activités ;
  • supervision d’opérations, de processus et d’activités, directives et formation).

Confirmation et communication

L’information doit être fiable, pertinente et à jour (classement méthodique, non équivoque, enregistrement rapide, complet et correct ; la bonne information doit être transmise au moment et à la bonne personne).

La capacité des responsables à prendre les décisions appropriées est conditionnée par la qualité de l’information ; elle doit donc être adéquate, pertinente, disponible, à jour, exacte et accessible. La rétention et la falsification d’informations sont criminelles.

Une communication efficace doit circuler de manière ascendante, transversale et descendante dans l’organisation, dans toutes ses composantes et dans l’ensemble de sa structure.

Pilotage

Le pilotage permanent du contrôle interne vise les opérations courantes et récurrentes d’une organisation. Il s’opère en continu et en temps réel, il réagit en direct à l’évolution de la situation et se trouve comme tissé dans les opérations de l’organisation.

Dès lors, le pilotage permanent est plus efficace que les évaluations ponctuelles et les actions correctives sont potentiellement moins coûteuses. Les évaluations ponctuelles n’étant effectuées qu’à posteriori, les opérations courantes de surveillance permettront souvent une détection plus rapide des problèmes.

Les évaluations ponctuelles ne doivent varier en étendue et en fréquence essentiellement qu’en fonction de l’évaluation des risques et de l’efficacité des procédures de pilotage permanent.

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